Home office na quarentena: 5 dicas eficientes para priorizar suas tarefas
Comunicação
Quantas vezes você planejou o seu dia de trabalho para ser produtivo, para entregar todas as tarefas estabelecidas, e terminou o expediente com aquela sensação de que não fez nem a metade do que precisava? Muitas, né?
Infelizmente essa sensação é bastante comum, pois é normal surgirem solicitações, reuniões urgentes, ajustes de projetos e outras atividades que mudam o nosso planejamento.
O mesmo tem se repetido no home office. E, às vezes, a sensação é que estamos trabalhando ainda mais remotamente.
Para que a sua rotina de tarefas seja produtiva, é preciso tomar algumas medidas a fim de priorizar o seu trabalho e tomar uma atitude proativa, em vez de reativa. Assim, você vai aumentar a sua produtividade, conseguir gerenciar melhor o seu tempo e cumprir seus prazos.
Então, vamos lá! Confira 5 dicas para priorizar as suas atividades de forma eficiente, entregar as tarefas emergenciais e as pendentes também, sem estresse:
Etapas para priorizar tarefas de forma eficiente no home office
1 – Faça uma lista com todas as suas tarefas
A pressa de iniciar os projetos do dia faz com que a gente esqueça de fazer o primordial: uma lista de tarefas.
Antes de sair produzindo, liste todas as atividades que você precisa cumprir. Dessa forma, você vai ter uma visão geral de tudo que precisa ser entregue e conseguir estabelecer uma ordem do que é prioridade.
Também lembre-se de dividir as tarefas maiores em subtarefas. Muitas vezes são estas que nos fazem perder o controle dos prazos de entrega.
Essa etapa será o seu checklist principal, que vai ajudar a manter o foco no trabalho.
2 – Estipule um tempo real de execução para suas tarefas
Com as tarefas listadas em mãos, você vai saber tudo o que precisa ser feito, a quantidade de trabalho que vai precisar lidar e entender qual requer mais atenção no momento.
O próximo passo é determinar o tempo necessário para concluir cada uma delas.
3 – Estabeleça o nível de importância ou urgência
A maneira como você precisa priorizar as suas tarefas depende de como é o seu trabalho, qual é o seu segmento de atuação e do seu estilo pessoal de trabalhar.
No entanto, existem métodos comuns e eficientes de priorização de tarefas que podem ser úteis para você e diversos profissionais.
Confira alguns métodos para organizar a sua lista de tarefas de trabalho:
Método Eat that Frog, conhecido também por “engula o sapo”
Sabe aquelas tarefas chatas, complicadas, que desanimam só de pensar nelas e que fazem a gente procrastinar? Então, são por elas mesmo que a gente tem que começar o dia de trabalho.
O método Eat that Frog é baseado em uma frase do escritor norte-americano, Mark Twain. Ele disse o seguinte: “Se o seu trabalho consiste em comer sapos, então é melhor fazê-lo logo no início do dia”. Ou seja, lidar primeiro com as tarefas complexas.
As tarefas que atendem ao maior propósito e que estão vinculadas a objetivos de alto nível também precisam estar nas primeiras posições da lista de prioridades.
Método Matriz de Eisenhower
Esse método é bem visual, então, já separe os post-its aí.
A Matriz de Eisenhower usa quatro quadrantes para organizar as tarefas. São eles:
– tarefa importante e urgente;
– tarefa importante, mas não urgente;
– tarefa não importante, mas urgente;
– tarefa não importante e não urgente.
Além de mostrar por onde começar, essa divisão ajuda a delegar com mais clareza também.
Vamos a uma abordagem mais prática: importante e urgente é a tarefa que precisa ser feita imediatamente. A atividade importante, mas não urgente exige o seu planejamento. Para o trabalho não importante, mas urgente, você pode delegar. E o não importante e não urgente pode ser adiado ou até mesmo repensado se deve ser feito ou não.
Método ABCDE de produtividade
No método ABCDE, você deve atribuir uma letra a cada tarefa da lista de atividades de acordo com o nível de importância da tarefa. Sendo que A é a tarefa mais importante e que E pode ser eliminada no momento de urgência.
Dê sempre prioridade para as tarefas A e B, pois são estas que determinam o sucesso da sua produtividade e trabalho.
Método Chunking
A técnica Chunking é semelhante ao método Pomodoro, porém não utiliza períodos de tempo fixo, mas sim períodos de tempo variáveis chamados chunks, que podem durar de 10 a 60 minutos. E você escolhe o tempo de acordo com a tarefa e a sua disponibilidade de tempo.
Ele pode ser aplicado a qualquer atividade. No entanto, há três requisitos cruciais para aplicar os chunks:
– eles têm um início e um fim;
– não podem ser interrompidos por outras tarefas;
– você precisa fazer uma breve pausa entre os chunks.
Na prática, você pode determinar um chunk de trabalho, por exemplo, para verificar e responder todos emails do dia. Outro chunk pode ser produzir parte de uma grande apresentação de powerpoint, seguida de uma pausa para um café. Depois, dois chunks para as reuniões agendadas. Aí você faz uma pausa para olhar as redes sociais, depois, segue para realizar uma pesquisa específica para um cliente. E por aí segue o dia de trabalho.
Uma das vantagens dessa técnica é que ela traz a flexibilidade para fazer atividades diferentes no mesmo expediente, deixando o dia mais dinâmico e leve.
4 – Use o calendário para agendar as tarefas
Pode ser uma reunião, uma produção extensa ou uma revisão. Não importa se a tarefa leva minutos ou semanas para ser concluída, há sempre um início e um fim.
Dessa forma, depois de listar as suas tarefas, adicione cada uma no calendário vinculado ao seu email na ferramenta de gestão que você usa.
Coloque a data de início e uma data final a cada tarefa, para garantir que nada seja esquecido quando surgirem atividades novas e quando for preciso alterar as prioridades.
Quando alguém da sua equipe atribuir uma tarefa a você, solicite a data de início e de fim para poder agendar um horário de trabalho adequado nela. Assim, você vai adaptar ao seu prazo disponível ou vai priorizá-la, lidando também com possíveis imprevistos.
5 – Comunique o progresso das tarefas para sua equipe
Avise seus colegas de equipe que estiverem esperando você concluir uma tarefa, ou que estão “disputando” o seu tempo para realizar outra atividade.
Ao tomar a iniciativa de atualizar os seus colegas sobre o progresso das tarefas, quando poderá concluí-las ou sobre os obstáculos e contratempos que surgiram, você pode combinar mais tempo focado em uma tarefa só, fazendo o seu trabalho de maneira produtiva e eficiente, ou então dividir e até mesmo delegar a tarefa para outro integrante da equipe ajudar.
Como funciona a gestão de tarefas na Páprica
Por aqui, na Páprica, usamos a ferramenta de gestão Runrun.It para organizar os diferentes projetos, estabelecer as variadas tarefas, priorizá-las e remanejá-las para as equipes, e também para contabilizar o esforço dedicado na produção de cada atividade.
As reuniões via Google Meet, entre times e com clientes, são muitas por aqui. Ainda mais nesse período de quarentena, já que estamos todos de home office. Inclusive, uma das nossas dicas é incluir essas reuniões como tarefas dentro do Runrun.It. A cada reunião que rola, damos início na tarefa e depois, no fim, encerramos ela. Assim, fica mais claro no final do expediente mensurar como foi a produtividade do dia.
A comunicação da equipe é toda via Slack. Informamos, tiramos dúvidas, fazemos alinhamentos, anunciamos novidades, esclarecemos os imprevistos… Compartilhamos tudo o que for preciso para nosso trabalhar caminhar bem. A regra é não deixar alguma dúvida passar.
No Slack ainda temos grupos específicos, também chamados como channels, para os diferentes projetos e neles anunciamos o andamento de cada trabalho, compartilhamos ideias e feedbacks. São perfeitos para substituir aquele email que acaba se perdendo na caixa de entrada, sabe?
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Fontes: Asana, Mind Tools e Dionatan Moura.